Dans le cadre de projets urbains ambitieux, les collectivités ont parfois besoin d’être accompagnées dans la définition de leur stratégie de communication et de concertation.
Première étape : l’élaboration d’une stratégie de communication
Définir une stratégie de communication est la première mission de l’agence. Pour cela, elle effectue une analyse précise du contexte du projet, des enjeux, des lignes de force, des lignes de faiblesse, des cibles prioritaires, des objectifs généraux et des messages centraux. Cette analyse s’enrichit des échanges effectués avec les différents partenaires du projet et de benchmarks, en France et en Europe. Sur ces bases, la stratégie de communication peut alors être définie et soumise au comité de pilotage pour validation.
Deuxième étape : la mise en œuvre du plan de communication
Le choix des supports de communication (print ou web, régularité, diffusion, etc.) et des moyens de la concertation (réunion publique, ateliers de travail, etc.) est alors présenté dans un plan de communication général qui s’enrichit ensuite des comités de pilotage et techniques et s’actualise en fonction de l’état d’avancement du projet et des demandes et besoins divers. L’agence a alors une mission de conseil auprès des partenaires et veille à ce que les décisions prises aillent dans le sens de la stratégie de communication et de concertation définie et validée préalablement.Troisième étape : la coordination des partenairesUn tel projet rassemble de nombreux partenaires : élus, architectes, collectivités territoriales, bureaux d’études, etc. L’agence joue alors le rôle de directeur de la communication du projet et s’assure que chacun des intervenants ait accès au même niveau d’information et qu’ils soient tous partie prenante du projet en les associant à l’ensemble des process selon leur besoin.Quatrième étape : la conception, l’organisation et l’animation de la concertationL’agence, en lien avec la SORGEM, assure la conception et l’animation de débats et temps d’échange avec les acteurs locaux et les riverains du projet, au coeur de la stratégie de communication : réunions publiques, séances de travail, ateliers participatifs, visites de terrain. Les thématiques abordées, les intervenants et leur ordre de passage, le déroulé sont, en amont, soumis à la SORGEM pour validation. La connaissance du territoire, des enjeux stratégiques et politiques et des acteurs locaux permet à l’agence d’anticiper les points de tension et de préparer les intervenants à y répondre. L’animation de la concertation par un prestataire rompu à l’exercice garantit des échanges qui ne mettent pas à mal les acteurs institutionnels ou techniques.Cinquième étape : la production des outils de communication et de concertationInformer les citoyens demande de mettre en place des outils de communication adaptés tant sur le fond que sur la forme. Pour répondre aux exigences des certifications en termes de communication, l’agence a proposé, conçu et réalisé une plaquette de présentation, un site Internet dédié au projet et régulièrement mis à jour, une newsletter trimestrielle, un compte Facebook, une exposition itinérante, une plaquette de commercialisation, etc. Elle définit et conçoit également l’ensemble des supports de la concertation, des outils d’annonce de l’événement aux vidéos projections, expositions, livrets, registres et documents remis lors des rencontres avec les citoyens.
